Die Organisation von Konferenzen oder Geschäftstreffen ist ein herausfordernder Prozess, der präzise Planung und Koordination vieler Elemente erfordert. Um besser zu verstehen, was hinter den "Kulissen" solcher Veranstaltungen geschieht, sprechen wir mit Adriana Czerwińska, Vertriebspezialistin, und Marek Piotrowski, Key Account Manager im Hotel Gwiazda Morza SPA & SPORT, die ihre Erfahrungen aus der Arbeit an der Frontlinie der Organisation von Business-Events teilen.
Marek Piotrowski:
Die Tagesplanung ist oft schwierig, besonders wenn vor Ort große Veranstaltungen stattfinden. Dann wird die Arbeit sehr dynamisch – alles passiert hier und jetzt, und wir müssen flexibel reagieren. Wenn ich keine Veranstaltung im Hotel habe, kann ich mich auf die Angebotserstellung oder den Kundenkontakt konzentrieren, aber man muss immer auf Überraschungen vorbereitet sein. Als Key Account Manager ist es meine Hauptaufgabe, die Beziehungen zu wichtigen Gästen zu pflegen sowie unser Angebot auf ihre Bedürfnisse abzustimmen und die Maßnahmen zu koordinieren, um das erwartete Ergebnis zu liefern.
Marek Piotrowski:
Bevor wir ein Angebot erstellen, müssen wir den Kunden gut kennenlernen. Wichtig ist zu verstehen, welchen Charakter das geplante Treffen haben soll und welches Budget zur Verfügung steht. Manchmal haben Kunden spezielle Anforderungen, und diese Informationen helfen uns, einen Plan zu erstellen, der ihre Erwartungen erfüllt.
Marek Piotrowski:
Incentive-Reisen sind motivierende Reisen für Mitarbeiter, die darauf abzielen, das Team zu stärken, die Integration zu fördern und zur weiteren Arbeit zu inspirieren. Unternehmen organisieren sie als Belohnung für Erfolge sowie zur Vertiefung der Beziehungen. So eine Reise ist nicht nur Spaß, sondern auch eine Investition in bessere Arbeitsergebnisse. Entdecken Sie die Geschäfts- und Integrationsmöglichkeiten für Firmen im Gwiazda Morza Resort SPA&SPORT
Marek Piotrowski:
Definitiv sind Juni, anschließend September und Oktober die Monate, in denen wir die meisten Veranstaltungen durchführen. Kürzlich ist ein Trend erkennbar, dass Unternehmen vermehrt Termine im Herbst und Winter buchen, da sie dann sicher sein können, dass alle Teilnehmer aus dem Urlaub zurück sind und sich voll engagieren können.
Adriana Czerwińska:
In unserem Angebot haben wir ein breites Spektrum von Veranstaltungen, aber am häufigsten sind es drei Arten von Events. Kleine, zweitägige Geschäftskonferenzen mit bis zu 30 Personen, oder Wochenend-Integrationsveranstaltungen ebenfalls bis zu 30 Personen sowie große Gruppen bis zu 150 Personen, für die wir Schulungselemente mit Spaß und Team-Building kombinieren.
Adriana Czerwińska:
Gäste erwarten immer häufiger, dass wir flexibel sind – sehr kurze Reservierungsfenster: 2-3 Wochen vor der Veranstaltung, sogar bei Events mit über 100 Personen. Auch die technologischen Anforderungen ändern sich. Kunden wünschen sich interaktivere Konferenzen. Sie legen Wert auf eine ökologische Haltung des Hauses. Zudem ist die Personalisierung der Dienstleistungen entscheidend – jeder möchte fühlen, dass das Angebot "maßgeschneidert" ist. Und wir folgen diesen Erwartungen und implementieren erfolgreich immer neue Lösungen.
Adriana Czerwińska:
Am wichtigsten sind professionelle Betreuung, hohe Qualität im gastronomischen Service sowie der Standard der Einrichtung. Unsere Gäste suchen oft moderne, geräumige Konferenzräume mit Tageslicht und auch Orte, die über Begleitinfrastruktur verfügen: SPA, Fitness, Sauna-Bereich oder Schwimmbäder.
Marek Piotrowski:
Ja, wir haben eine ziemlich große Gruppe von Unternehmen, die regelmäßig zu uns zurückkehren. Gute Beziehungen und gegenseitiges Vertrauen sind die Grundlage – Veranstalter wissen, dass sie auf uns zählen können.
Was war die größte Geschäftsveranstaltung, die lange in Erinnerung geblieben ist?
Adriana Czerwińska:
In meiner Geschäftserfahrung habe ich Veranstaltungen für 1000 Personen organisiert sowie den Aufenthalt der spanischen Nationalmannschaft während der EM 2012 betreut. Das waren sehr interessante und anspruchsvolle Projekte.
Adriana Czerwińska:
Für mich ist die größte Freude die Zufriedenheit der Gäste. Wenn ich sehe, dass die Konferenz gelungen ist und die Teilnehmer lächelnd gehen, weiß ich, dass unsere Arbeit erfolgreich war. Das ist der beste Beweis dafür, dass alles gut geplant wurde.
Wenn Sie die Organisation Ihrer Geschäftsevents jemandem anvertrauen möchten, der große Erfahrung darin hat – entdecken Sie das Gwiazda Morza Resort SPA&SPORT und unsere Business-Pakete sowie verfügbare Konferenzräume. Hier finden Sie unser Angebot und werden zur individuellen Kontaktaufnahme ermutigt (telefonisch oder per E-Mail).
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